知识库管理

【导读】
知识管理增强了企业绩效,这既可以表现在直接的经济收益方面,也可以表现为其他方面,如企业的运行效率、人员的工作能力、用户满意度等。另外,通过有效的知识管理也可以增强
知识管理增强了企业绩效,这既可以表现在直接的经济收益方面,也可以表现为其他方面,如企业的运行效率、人员的工作能力、用户满意度等。另外,通过有效的知识管理也可以增强企业的稳定性,减少一些因人员流动而带来的知识损失。
       具体说来说,知识管理能为企业带来如下的好处:更快地获取企业内部和外部的信息和知识,使企业更好地适应市场不断变化的需求,通过所有员工直接的信息存取可获取连续和快速的工作流程,减少纸张的流转和消耗,提高劳动生产率,防止重复的劳动和重复的错误。


知识库管理
基于PLM的知识库管理功能框架如下图所示:
知识库管理的功能框架
图1 知识库管理的功能框架

企业基础知识库和知识分类 在基础知识挖掘基础上,通过良好的分类。形成企业基础的知识资源库,根据海能达需要主要将在PLM环境下建立如下几个知识资源库:

■通用知识库:可以提供多种类型的存储方式,可根据组织架构或资料特性设定不同的储存位置,将不同的资料分类管理。可以为个人、项目组、部门、企业提供不同的存储方式和空间,并进行灵活控制。个人知识与经验将被组织化的保存于系统之中;

■设计知识库:存放包含Lesson Learn、DFMEA/PFMEA、过去关注问题点(来料问题、工艺问题、设计问题、验证问题、管理问题、流程问题等)。以FMEA描述的关键字段和方式作为参考。知识库来源于项目过程中出现的问题和好的经验的总结;

■检查要素库:存放针对不同类型项目所需要使用检查的多种类型的检查要素模板;

■设计标准库:存放设计、流程等方面的各类标准、规范文档;

■验证知识库:以文件的形式存放各类TestCase、DVP、SC或者标准的SC清单;

■培训知识库:存放各类业务相关的培训资料。这些培训资料通过企业内部人员培训的要求,将按照计划推送到相关的人员供学习使用。该培训知识库同样将记录人员学习的时间和对象,并支持对时间对象培训的统计和报告功能;

■师资库:存放提供知识的有资历的人员信息和这些资历人员的过往受训和培训的信息资料。
 

在系统中建立多种形式的知识分类方式:
■对知识进行名称、编号、关键字等的标签管理 
■按专业、数据来源等进行分类 
■可考虑支持用户按需分类,如,在某个类型的知识资源库内,按照其专业知识特性,自行建立分类属性结构树,对知识进行分类映射。

如果知识管理平台的用户在平台使用过程中,发现现有的知识分类不准确或缺少某分类时,可以在线进行向平台的知识管理员提出分类新增/更改申请,通过流程审批后,由知识库管理员在系统上进行分类的新增和更改。

知识利用和推送 知识库中的知识管理不仅仅是为了保存知识,更重要的是要利用知识帮助企业提高竞争力。知识管理平台为用户提供了以下一些功能或技术为员工获取、学习知识创造便利:
■知识条目检索
■知识分类浏览
■知识推送
■知识关注

 
知识条目检索
全文检索是一种将知识条目中的关键字、摘要、正文和附件中内容与用户输入的检索项匹配的检索方法。检索入口在知识库页面上,用户在检索时,可以输入名称、日期、作者的关键属性,也可以针对知识条目的特征属性进行组合查询,并且可以支持相似性查询。
 
1知识分类浏览
知识库中的知识经过分类定义以后,可以提供分类浏览功能帮助用户学习某一些分类下的知识,可以在知识库页面中双击或右键功能打开该分类。
 
对通过知识库页面的知识分类树浏览知识时有以下要求:
1.分类浏览的结果显示在知识列表中;
2.分类浏览时从知识列表中看到的知识条目都属已发布状态;
3.分类浏览只能看到相同编号知识条目的最新版本;
 
2知识关注
1.用户关注处理过程:当用户在知识库中浏览知识条目时,对于该知识条目涉及的主题、作者或者分类感兴趣,可以快速针对这些信息要求进行关注。
2.用户关注后,当与用户关注的主题、作者或者分类相关的知识条目发生了更新或或者增加,系统将自动将相关的知识条目链接信息推送到用户个人的内蒙古快3走势图任务栏中。用户点击这些链接就能够跳转到相关的知识库和知识条目中。
3.知识关注的有效期可以进行定义,默认为60天,到期后平台自动关注取消并通知用户。
4.用户收到通知后可以决定是否重新设置。
 
3知识推送
用户可以在每个知识库中,进行知识条目推送的筛选条件定义。筛选条件如:新增、更新的知识条目;针对某师资库中,某资历用户所发表的知识作为条件定义;用户将在个人主页中最新任务通知栏中,获得针对这些知识条目的相关及时的通知。
 
知识标签和状态
1知识标签
为了在后期更方便的检索利用知识资源库中的知识条目,我们在对每一个知识条目组织存储时都要做统一的标签化管理。这些标签和要求举例如下包括:

序号 标签名称 是否定制 输入方法 属性描述 备注
1 编号   自动编号 所有知识条目都自动以“10位流水号”编号; 在知识录入完成后生成编号
2 名称   手工输入    
3 创建者   自动输入    
4 创建时间   自动输入    
5 知识类型 下拉选择 选择知识的一、二级分类  
6 创作类型 下拉选择 原创/转载/社区知识  
7 关键字 手工输入    
8 摘要 手工输入    
9 正文 手工输入或上载 由用户选择正文类型进行控制,如果选择手工输入则提供超文本编辑器  
10 知识评分   通过用户对知识的评分计算出知识的综合评分 录入时不可见,查看时可见
11 浏览次数   平台自动统计用户对知识的浏览次数 录入时不可见,查看时可见
12 最后浏览时间   平台自动记录用户最后一次浏览知识的时间 录入时不可见,查看时可见
 
 
知识状态管理
知识的状态设定为拟制中、修改中、审核中、已发布、已作废这四种状态,如下图:

对知识条目的状态转换说明如下:
1.知识提交者刚录入还未提交审核的知识条目的状态定义为“拟制中”;
2.审核过程中驳回修改的知识条目的状态定义为“修改中”;
3.已提交签审,但未发布的知识条目的状态定义为“审核中”;
4.知识审批发布后的知识条目的状态定义为“已发布”;

知识审批过程中驳回修改后中止签审的知识条目或使用被作废的知识条目的状态定义为“已作废”;


知识审批发布
为保障知识格式及内容的完整性、有效性,所有经过知识录入页面录入的知识条目以及被作废后又重新启用的知识条目都需要经过知识审批流程审批发布。
 
1知识审批发布流程
知识条目审批发布示例流程如下图所示:
知识审批发布流程
图 3 知识审批发布流程

知识培训 用户可以培训知识库中,查询获取不同类别的培训知识条目。每天培训知识条目都将由属性信息进行标识,方便用户查询。知识库管理员可以根据用户需求,定义课程。课程是由不同的培训知识条目组成。
 
用户可以通过知识库,制定部门或者角色的培训计划,将培训计划和所需学习几门培训课程关联,制定相应的培训计划,分配给相应的用户。每个培训课程都会关联到培训知识库内的不同的知识条目相关信息,供接受培训的人员进行学习。
 
当用户完成分配的学习计划后,提交培训交付文件,并提交完成学习计划。系统可以根据需要,针对用户培训完成计划情况产生不同的统计报告。
 
权限管理
可利用PLM强大的用户和权限能力,确保企业知识库数据得到有效的安全控制:
1.可针对对不同类型的知识库分别进行权限定义;
2.可针对不同类型知识条目和附带参考文件内容进行用户、部门、及角色的访问授权。用户可以通过链接获得该知识条目信息,但不需要知道该知识内容存放的实际位置;
3.通过知识库管理员进行临时访问授权;
4.专门的用户管理,包括资历信息、知识点、地点、职务、部门等。

统计报表 系统提供多种统计汇总能力,能够方便生成企业在知识库管理中所需的报表,例如可方便统计知识共享、使用情况,培训学习情况为管理创新打下基础:

统计报表
图4  统计报表
  • 2019-09-06 17:22
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